华中科技大学会计档案管理办法

财字〔2021〕27号

第一章 总 则

第一条　为加强学校会计档案管理，规范会计档案收集、整理等工作，保证会计档案的真实、安全、完整，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《会计档案管理办法》和《华中科技大学档案管理办法》（校档〔2017〕1号）等有关文件规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条  本办法适用于学校财务处（含附属中小学）会计档案管理，华中科技大学医院通过学校财务系统形成单独的凭证类型，其与后勤集团、华同总公司参照本办法执行。

第二章 管理机构及职责

第四条 档案馆统一领导学校会计档案（含电子会计档案，下同）管理工作，负责对学校会计档案管理工作的指导、监督和检查，负责会计档案的保管、查阅和组织开展鉴定销毁等工作，对会计档案数字化服务机构的资质审核、采购招标、管理和监督。档案馆主要负责人对移交档案馆后的会计档案的安全完整负主管责任。

第五条 财务处直接管理学校会计档案，负责会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管、查阅，协助档案馆开展鉴定销毁以及对会计档案数字化服务机构的管理监督工作。财务处主要负责人对移交档案馆前的会计档案的安全完整负主管责任。

财务处分管会计档案工作的负责人对入库后移交档案馆前的会计档案的安全完整负分管责任；分管核算工作的负责人对入库前的会计凭证及核算会计资料的安全完整负分管责任，并负责协助档案馆对会计档案数字化服务机构进行管理监督以保证会计凭证装订质量；其他分管工作负责人对分管的会计资料负分管责任。

第六条 财务处设立会计档案管理岗位，配备会计档案管理人员，直接负责财务处会计档案的日常管理工作，对入库后移交档案馆前的会计档案的安全完整负直接责任。

第七条 档案馆和财务处要采取可靠的安全防护技术手段和措施，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，确保安全、完整。

第三章 会计档案的内容

第八条 下列会计资料应当进行归档：

（一）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证。

1.原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制、用以表明某项经济业务已经发生或完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账簿的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证两种。

2.记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。学校根据会计核算的一般要求和学校的实际情况设置统一、通用的记账凭证。

（二）会计账簿：指以会计凭证为依据，全面、连续地记录学校的经济业务，对大量分散的数据或资料进行分类归集整理，逐步加工成有用的会计信息的工具。包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿。

（三）财务会计报告：指用来反映学校财务状况和事业发展成果的总结性书面文件，包括各类财务会计报告（含会计报表、附表以及财务情况说明书等）。

（四）其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

具有保存价值的会计资料是指与会计核算有关的重要资料，包括：工资薪金发放清册、住房公积金备查簿、住房补贴备查簿和其他会计核算资料。

第九条　学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料，应来源可靠、程序规范、要素合规，同时满足下列条件的,可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。

（一）电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用，符合电子档案长期保管要求，建立了与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

第十条  学校从外部接收的电子会计资料，附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，且同时满足本办法第九条规定条件的，可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第十一条  预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第四章 会计档案的立卷和归档

第十二条 财务处应规范会计档案的装订、立卷要求，按照归档范围和要求，由会计档案管理人员负责定期将应当归档的会计档案立卷和归档，并编制会计档案保管清册。

第十三条 各类会计资料应按下列要求及时整理、装订：

（一）会计凭证应由会计人员及时整理、顺号，由会计档案数字化服务机构按照相关协议及管理规定及时扫描、装订，防止会计凭证的散乱和遗失。

（二）记账凭证应连同所附的原始凭证，按照编号顺序按期装订成册，并加具封面，注明应填列的内容，由装订人在装订线封签处签名或者盖章，核算人员负责装订凭证质量检查。

（三）会计账簿（含财务信息系统生成的账簿）应按期打印出纸质会计档案，载明账簿名称、所属会计年度等相关信息。

（四）各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

第五章 会计档案的传递和保管

第十四条  当月会计凭证经数字化、装订后于次月15日前将纸质会计凭证交由会计档案管理人员保管，电子会计凭证交由会计档案管理人员验收后上传财务系统；财务处信息系统管理人员负责对电子会计凭证备份、存储。其他会计档案须在次年的3月31日前移交会计档案管理员，在未移交前由经办人员保管。

第十五条 会计人员与会计档案数字化服务人员移交会计凭证时，应签署会计凭证交接表，办理交接手续。会计档案数字化服务人员与会计档案管理人员移交会计档案时，应签署会计凭证（含纸质会计凭证和数字化成果）交接表，办理验收及交接手续。

第十六条 学校档案馆、财务处接收电子会计档案前应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用、安全，检验合格后应及时进行备份、存储和移交。

第十七条  当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财务处临时保管一年,再移交学校档案馆。因工作需要确需推迟移交的,应当经学校档案馆同意，最长不超过三年。

财务处临时保管会计档案期间,应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第十八条  学校档案馆与财务处交接会计档案时，由档案馆和财务处指派人员办理，并由双方单位有关负责人监督。

第十九条  交接会计档案时，交接双方应签署会计档案移交清册，办理交接手续，移交清册一般包括交接部门、交接人、移交案卷数量，并列明移交会计档案的档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注等内容。交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，交接完毕后，交接双方经办人和有关负责人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第二十条  纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

第二十一条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行。会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当参照类似档案的保管期限办理。

第二十二条 档案馆、财务处和其他会计档案保管单位，应提供合适的会计档案保管条件，会计档案的存放必须有专用的场地和设施，原则上会计档案应该集中保管，分类存放。做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电子档案的磁盘、光盘、硬盘及其他存储介质，还要防磁、防折、防划、防损、防病毒等。

第六章 会计档案的查阅

第二十三条 学校档案馆、财务处应建立健全会计档案的查阅制度，既要方便查阅会计档案，又要保证会计档案的安全。会计档案内容不得随意向外披露。档案馆和财务处应设立会计档案查阅簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。

第二十四条  纸质会计档案在进行查阅、复制时须履行审批和登记手续，严禁篡改和损坏，电子会计档案在进行发布和网上传输时须采取数字水印、电子标识、产品标志等措施，以起到保护产权、鉴别真伪和安全通信等作用。

（一）财务处内部人员查阅与本职工作有关的纸质会计档案必须经分管领导审批，并填写查询明细表。若需要将已归档的会计档案借出会计档案室（不得借出财务处），必须经分管领导审批。

财务处内部人员利用电子会计档案范围仅限通过财务管理系统查询本人审核制单数据，如需利用非本人审核制单数据，利用内容、时间等需经分管领导审批。

（二）科研项目（课题）接受审计检查、项目（课题）组自查，需要查阅纸质会计档案时，通过学校网上办事大厅-会计档案查询申请，上传查询明细表等相关资料，经项目负责人审批，提交财务处。纸质会计档案仅限持审批单在会计档案室内查阅，电子会计档案仅限项目负责人或其授权人通过财务办公平台直接查询该项目（课题）相应内容。

（三）因校内审计、专项检查等事项需要查阅会计档案时，通过学校网上办事大厅-会计档案查询申请，上传查询明细表等相关资料，经单位负责人或其授权人审批，提交财务处。纸质会计档案仅限持审批单在会计档案室内查阅，电子会计档案仅限相应审计、专项检查项目负责人或执行人在项目执行期内查询相应内容。

（四）查阅银行来款回单、保证金票据等，通过学校网上办事大厅-会计档案查询申请，上传所需查阅票据的相关说明（因票据遗失需要查询会计档案、复印票据的，需付款单位财务部门出具书面证明），经项目负责人审批，提交财务处，由相关科室核实相应凭证信息后，持审批单及凭证信息在会计档案室内查阅或由相应会计人员在财务管理系统查阅。

（五）校外单位因工作需要查阅会计档案时，需提供单位介绍信，经学校相关部门和财务处负责人审批后查阅。纸质会计档案仅限在会计档案室内查阅，电子会计档案仅限校内接待人或联络人与查询单位工作人员在项目执行期内查询相应内容。

第二十五条  学校会计档案原则上不得借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出档案馆或财务处的，借阅单位须出具借调档案的书面申请，明确调阅的档案名称、日期、调阅理由和归还时间，已移交档案馆的，经档案馆负责人和财务处负责人批准，尚未移交档案馆的，经财务处负责人批准，方可办理借阅手续。借用单位应当妥善保管和查阅借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在限期内归还。查阅或者复制会计档案时，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第二十六条  对涉密的会计档案，未经学校有关主管部门及保密主管部门批准，不得以任何形式查阅或者复制。

第七章 会计档案的鉴定和销毁

第二十七条 学校档案馆牵头，组织财务处、审计处等单位定期共同对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限;对保管期满，确无保存价值的会计档案按照一定程序销毁。

第二十八条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及到其他未了事项的会计凭证，不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十九条　对保管期满的会计档案，除本办法第二十八条规定的情形外，经鉴定可以销毁的会计档案，按照以下程序销毁：

（一）学校档案馆会同财务处编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、档号、卷数、起止年度、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）档案馆和财务处经办人、档案馆和财务处负责人、学校负责人分别在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与财务处共同派员监销。电子会计档案销毁时，还应当由网络与信息化办公室安排人员监销，并符合国家有关电子档案的规定。

（四）监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对，在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

（五）销毁清册一式两份，一份归档案馆，一份归财务处。

第八章 附 则

第三十条 本办法由财务处负责解释。

第三十一条 本办法自公布之日起实施，原《华中科技大学会计档案管理办法》（财字〔2017〕18号）同时废止。

附表：