随着计算机与互联网新技术的发展，依赖于计算机及网络的信息化管理系统已经取代了传统的管理业务与工作流程。我校财务处联合校内多个部门对现有的财务系统进行了更新换代，旨在一方面整合财务系统内部资源，简化业务流程，提高工作效率；另一方面期望通过推行新的财务系统，引入信息化手段，解决我校在报账业务等方面存在的难题，以期达到更好的为学校教职员工服务的目的。
自新学期伊始，财务处在全校范围内推行网上报账业务，并在土木、建规、自动化等多个院系开展了网上报账及院系财务助理试点工作。依托财务信息化系统，财务处期望各院系能够设置专门的财务助理为院系教职工和财务处的之间架起一道沟通的桥梁，减少教职工报账压力，提高报账成功率。该建议得到了学校各院系的大力支持，并且很快付诸于实践。
院系财务助理主要对院系内部负责，首先集中收取原始单据及报账信息单，进行初审后，再统一交由财务处的各个片区进行报账处理。经过一段时间的试行后，校内财务报账已经逐渐步入正轨，其中院系财务助理起到了重要的促进作用。院系财务助理也在实际的工作中积累了好的经验和方法，值得我们学习和借鉴，其中以土木学院财务助理刘丽巧老师工作为例，分享给大家，以供参考。
1. 土木学院院领导非常重视网上报账工作，学院办公室在学院主页上发布了《关于学院设置网上报账财务助理的通知》，明确了学院各个财务助理的负责部门，受理时间，以及工作地点，并简要介绍了网上报账流程，为开展网上报帐做好了宣传工作。
2. 土木学院设置了四个财务助理（不含课题组的财务助理），分管不同的系的报账工作，其中刘丽巧老师作为该院系主要财务助理，一方面负责院系报账初审工作，另一方面负责对外与财务处的沟通。一旦财务人员在处理账务时，遇到土木学院有问题的单据，只需集中起来联系刘老师，再经由她分别联系相关老师，问题可以得到及时的反馈，也避免了多次的电话及现场沟通，节约了报账时间，提高了报账效率。
3. 刘丽巧老师有高度的责任心并具备相应的财务知识，经常通过财务处网站等各种渠道，学习财务政策，了解报账流程，在遇到不清楚的问题和业务时，能够主动与财务处工作人员联系，及时获得反馈。
4. 由于土木学院目前还没有专职的财务助理，刘丽巧老师本职是学院的教务员。她安排了每周一三五的上午收取单据并初审。土木学院为了配合刘老师的工作，为她配置了一台计算机，以方便财务工作。于是刘老师就可以现场协助院系教职工进行网上报账，比如，有些退休教师不会网上报账，她可以协助他们来完成网上资料的申报；当发现网上预约单有错误时，她也可以马上在计算机进行修改。有了合适的工作环境和条件，财务助理的工作开展起来就更加的方便和高效，并且也尽可能少的影响财务助理的本职工作。
5. 现有的财务系统采取的是按照报账单据提交财务部门的时间顺序进行处理。但是在有些时候，部分报账单需要进行及时处理，而财务工作人员无法从系统中获知。刘丽巧老师在初审时对报账业务的类型进行一个初步分类，将相对紧急的业务单据分离出来，比如：版面费、设备、材料等借款，某些特殊项目(例如国库经费项目)的报账单据等，提请财务人员优先处理，在当前财务人员相对不足的情况下，尽快处理，以缩短报账等待时间，缓解“交单快，兑现慢”的矛盾。
以上的几点经验是对现有财务报账流程的一个补充。我们可以看到一个良好的财务助理可以起到事半功倍的效果，让不合规定的票据、手续不全的单据都在院系这一最初环节进行退回或修改，提高财务部门票据核算成功率。网上报账的模式又将财务人员从低效繁重的录入工作中解放出来，进一步的提高了报帐效率。同时，财务处也会加强对院系财务助理的业务培训和指导，使各财务助理掌握报销流程和规范操作，业务报销合法合规，提升财务管理水平，提高全校财务报账的工作效率，有效缓解当前“报账难”的问题。
财务处何晋洁
2014年12月8日
