2015年之前“报账难、排队长”现象曾是学校财务报销的一大难题。2014年年底工作流程设计再造后财务处推行了报销信息化和财务助理制度。这的确改善了师生报销排队的难题。财务助理对报销原始单据进行初审后再统一交财务片有效减少了老师报销单的退回率。以下我对两年来所做的财务助理方面的工作总结。
一、学院领导的重视很重要。记得刚刚推行财务助理制度时，文书记非常重视网上报账工作，为了给老师更多的服务，多给我配置一台新计算机，方便我对不会网上报账的退休教师或者学生进行现场上网操作指导。有了合适的工作环境和条件，工作开展起来才更加高效。
二、时间的合理安排。因为我是兼职财务助理，我还兼着本科教务工作、外事工作。所以我在和领导协商后向全院老师公布了收单的受理时间是周一、三、五的上午，一三五下午我将会把当天审核的报销单送交财务片。并把片区退回问题的报销单取回，核对好修改的信息后，挨个打电话通知老师并指导进行修改。
三、拥有相关财务知识是必要的。因为我以前是厦门大学财政税收专业毕业的，后来在北京也做了四年专职会计工作。所以财务工作整个流程我并不陌生，目前常常通过网络的渠道不断学习中央和学校的财务政策，这样有利于我对老师报销问题能够更加中肯的进行解答。我们南三片有自己的QQ群“南三财务之家”，财务助理之间也会在群里互相讨论答疑，片长何老师常常会把文件和通知及时发到群里，我就即刻转发通知给我们土木学院的老师们。这样有效减少了老师因为信息滞后导致的收取不规范的发票。
四、沟通必不可少。政策和文件是大纲要领的，报销单里着五花八门的发票，各种特殊的情况，我在审核中遇到疑问都会打电话和片里进行沟通。何片长和各位财务人员马上答疑。我就能立即答复站在我身旁的老师。其次，财务人员处理账务遇到土木学院有问题的单据只需集中起来联系我，再由我分别联系相关的老师，这样有问题报账单子得到了及时的反馈和解决，也节约了老师们的保账时间，提高报账效率。对于某些特殊紧急的业务单据，学院的老师只要嘱咐我一声，我会把紧急业务单子和不等待的单子分离出来提醒财务人员优先处理。再次，我会把老师们建议及时和片长沟通，做好上传下达的工作。
五、相互理解和责任心。我理解老师对于报销单需要填写表格常常不知道去哪里下载，于是我打印了常用的表格放于我的工作台上，方便老师现场填写。
近几年财务政策变更很快，老师们有些原来可以报销了现在不能报销后，一开始有点抵触情绪很正常。我就从中央的政策变更到学校报销制度制定的依据进行了解释，之后老师们对变更带来的不便表示理解，慢慢也缓解了老师的抵触情绪。有一点要注意当退回审核不合格单据跟老师解释时的态度：不要一开始就质疑老师的诚信，我相信绝大对数老师都是“诚信的”，以尊重老师为前提做好服务工作。如果财务助理能耐心沟通做好服务就能化解很多老师和财务部门之间不必要的矛盾。
在某些时段报销单会井喷式的出现，比如年底放假前，和中央财政基金某些用钱的时间节点，这时报销工作量就非常大，记得今年临近放假前两天，我当天初审的报销单达到上百份。财务人员此时也常常加班审核做账到晚上九点多。大家都很辛苦。财务助理和校财务人员之间就需要彼此互相体谅和配合。
总之，财务部门的基本职能是管理与服务。财务助理更多的则是服务职能，加强自己的财务专业素养，更多为老师们提供服务，希望通过我们财务助理架起老师和财务部门的沟通桥梁。
土木工程与力学学院
刘丽巧
2017年3月30日
