学校财务处从2014年9月份开始在全校范围内推行网上报账业务和院系财务助理试点工作，经过两年多的运行和发展，已经得到全校师生的广泛认可和赞同。新的财务系统使用网络信息化的管理系统取代原来传统的管理业务和报销程序，不仅简化了业务流程，提高了工作效率，而且也使报销程序更具规范性和透明性。电气学院积极响应和贯彻学校财务处的政策和要求，设置财务助理协助财务片审核报销单并解答报销相关问题，财务助理的工作也得到了财务片和学院师生的肯定。下面就从几个方面介绍电气学院财务助理工作的相关情况。
一、工作流程
1、收取报销单进行审核；
2、分出需要经济责任人和其授权人签字的报销单，送相关领导签字和盖章；
3、在登记本上登记审核后报销单送交西十二片财务，获得接单凭条后将凭条贴在当天登记本页面上；（登记和贴凭条的作用是确定当天送交的报销单数量，还有一些老师会来我这里查之前交过的报销单的凭条号，方便老师们查找）
4、取回学院在西十二片财务一些有问题报销单，通知相关老师同学前来领取。有问题的报销单需要跟老师同学们解释被退原因，退回补充修改后再交回来，我再送交给相应的财务会计。
二、工作的几个重点
1、审核工作
审核报销单工作可以说是财务助理最重要的工作。电气学院有四百多教职工，据统计，去年我这里收取审核的报销单大约是5235份，平均每天73份左右。开学和学期末是收取报销单最多的时候，像2017年1月9号财务开账之后，我每天收单数量都在180到200份左右，数量还是比较大的。审核数量这么大的报销单的时候一方面要求财务助理熟知报销的各项规定，另一方面是需要平时不断积累。我每次交单都带着的交单本，当天退单的问题会记录下来归纳总结，有新的规定也记录下来，回去后跟我们学院的科研秘书们和报销人传达，希望大家在后面报销的时候注意这些问题。
另外一个在审核中我觉得比较重要的是要有严格的审核标准。我一开始做财务助理的时候，其实我们学院还有相当一部分人报销单是不交给我，自己交到财务片去。交到我这里来我跟他说这里有问题哪里需要补材料，他们觉得我要求太多了还不如自己交到财务去。财务那边收报销单给你收了，但是做账的时候还是会发现问题，又会通知报销人去财务片修改，最后发现财务要求的跟我要求的是一样的，所以最后又交到我这里来了。交到财务助理这里不用排队，缺个什么单据我这边也会帮忙打印或者复印，有问题也及时打电话通知到，所以渐渐大家也都愿意交过来了。
所以审核报销单我们严格执行财务的审核要求，有疑问的单据也是先咨询财务片之后按照要求整理后提交，让不合规定的票据、手续不全的单据都在学院财务助理这一环节退回或者修改，减轻了老师们的报销负担，可以提高了财务部门的票据核算成功率。
2、信息的交流与反馈
及时的信息交流和反馈是很重要的。我们学院很多老师所在课题组设置了科研秘书，为此我们建立了科研秘书和长期报销人员的QQ群。在群里可以及时传达财务部门的各项通知规定以及各种报销中容易出错的问题，各种表格我们也在群里共享，同时也让学院专门的报销人员们有一个平台可以讨论报销中遇到问题，分享解决方法和流程，提升了科研秘书们的业务能力，也提高了报销的效率。
此外，学院财务助理的各种联系方式也提供给学院的老师和同学们，为他们解释各种报销相关问题，比如财务平台怎么使用、怎么冲借款、为什么经费有余额但是报销单不能提交，报销手续是否齐全等等问题，这样也为财务片节省了咨询时间，提高报销效率。对于特殊报销问题，我们也会集中起来向财务片反映，咨询解决办法。
3、成立学院财务科
为了积极响应学校财务预算改革的要求，做好学院财务运行工作和教职工报销服务工作，学院在2016年年初设立财务科。设置了财务助理，负责学院公共经费的制单和审核工作，以及学院老师科研经费报销单的审核工作。财务助理在日常报销中不断总结经验，并进行归纳总结，分别拟定了“本科生赴台湾学习交流报销注意事项”、“关于学生活动经费报销的几点说明”、“生产实习报销注意事项”、“东湖论坛报销准备资料”等财务报销规范。同时，还编制了日常报销及差旅等各科目报销时所需要的资料清单以及注意事项，方便老师和学生了解报销事项和流程。后面我们还会将根据情况归纳总结老师们需要的各项报销的注意事项。
4、财务助理的延伸功能
说起财务助理的工作大家第一反应都是跟报销有关，其实报销业务跟我们的科研管理条例、采购管理，资产验收等等都有关联。所以财务助理不仅仅需要熟知财务报销的规定，还需要对报销上游的相关流程也要知晓。比如，我们审核一个8万元的材料费报销单，我需要看的只是购销合同上有没有盖招标采购中心的章，因为5—20万的实验材料要求的采购方式是询价或者单一来源采购。没有盖招标采购中心章的一般是跟你说去询价或者走单一来源采购，盖了招标采购中心的章再来报销。但是很多报销人并不清楚询价或者单一来源采购的流程，告知去招标采购中心网站去看怎么操作也不一定短时间能清楚。如果财务助理知晓询价的相关流程，告知需要“分散采购备案表”、“分散采购评审记录表”，不少于三家厂商的询价文件，以及营业执照、生产许可证、报价文件，以及这些表格学院网站上哪里可以下载，这样报销人可以少跑一些路多节省一些时间。
其他的像间接费用怎么使用，纵向科研经费结题后使用问题，甚至我们报销实验材料的时候有些元器件比如仿真器是什么属性的，属不属于设备类别或者低值耐用品等等都需要了解。即使是不清楚的，当报销人问起来的时候也知道应该找哪个部门咨询电话是多少，为报销人提供更好的服务。这也算是财务助理工作规定动作之外的自选动作了吧。
以上是电气学院财务助理工作的一点总结，供大家指导交流。我是2011年来电气学院，开始是在课题组做科研秘书，跟学校财务接触的时间也有六年了，说长不长说短不短，也经历过手填报销单、早上七点就跟学生一起排队报销的光景，所以也是深刻体会了财务报销网络信息化改造的快捷和便利。相信随着财务部门集中办公的实行，自主投递设施的完善，财务管理将进一步规范化，服务功能进一步优化，学校的财务工作也将迈上一个新的台阶。
电气学院
唐秀
2017年3月30日
