教职工境外旅费报账流程

一、境外旅费的借款流程

（一）借款需提交的材料

1.出国批件原件

（1）教职工3个月以内短期因公出国，需提供国际交流处出具的《华中科技大学出国、赴港澳任务批件》

（2）教职工3个月（含）以上中长期因公出国由人事处出具教职工批件

2.费用明细清单或行程单（对公借机票款提供）等相关凭证

3.合同（通过第三方中介机构代订机票、住宿等服务，且金额达到5万元及以上的，需提供相关合同）

（二）借款主要流程

登录财务网上综合服务平台，填报并打印《借款单》，经相关负责人签字审批后，将该借款单与上述所有借款材料一并提交至财务处，办理借款手续。

（三）注意事项

1.短期出国借款至个人账户的，仅限住宿费、伙食费和公杂费；机票费用需通过对公转账或刷公务卡支付。

2.审批批件中的出访目的地须与借款旅费对应目的地保持一致。

3.国库类经费项目不允许借款。

二、3个月以内短期因公出国的报账流程

（一）报账需提交的材料

1.《华中科技大学出国、赴港澳任务批件》原件（若前期借款时已提供，可提供复印件并备注借款凭证号）并加盖国际交流处“准予报账”章

2.《因公临时出国（境）任务预算审批意见表》

3.护照复印件（含照片页及出入境日期页）

4.合规票据（含机票、住宿费、境外交通费、会员费或注册费、签证费等相关费用票据）

5.各项费用对应支付记录或银行流水

6.邀请函、相关协议及对应翻译件等（翻译涉及费用相关条款）

7.合同（通过第三方中介机构代订机票、住宿等服务，且金额达到5万元及以上的，需提供相关合同）

（二）报账主要流程

登录财务网上综合服务平台，填报并打印《国际差旅费报销单》，经相关负责人签字审批后，将该报销单与上述所有报账资料一并提交至财务处办理报账手续。

（三）注意事项

1.出国（境）时间及行程须与批件保持一致，未经批准不得私自变更行程。

2.国（境）外各项费用支付，建议优先采用刷卡或电子支付方式。

3.城市公共交通及住宿费等费用若确需使用现金支付，还需提供《特殊原因使用现金结算审批单》（项目负责人签字）。

4.机票及行程单相关要求：

（1）通过国内航空公司官网、国内机票代理机构或旅行社购买的国际机票，需提供税务发票，并附带A4纸打印的行程单，或带有发票专用章的航空运输电子客票行程单。

（2）通过国外航空公司网站或其他境外平台购买的国际机票，需提供国外航空公司出具的电子行程单、对应支付记录或银行流水（需清晰显示支付金额）。

5.应事前审批但未填报，或超出预算范围报销的事项（如境外租车、对外赠礼、对外宴请等），由出差人提交情况说明，经所在单位负责人审批后，报国际交流处、财务处分别审签；其中境外租车事项需额外报批至分管校领导，审核通过后，在规定标准范围内予以报销。

6.因工作需要或因身体健康状况等客观原因无法乘坐规定等级交通工具的，须经项目负责人、单位负责人、分管校领导逐级审批通过后，可按上一级别交通工具标准乘坐并据实报销；未经批准超标准等级乘坐交通工具的，该趟行程的旅费不予报销。

7.出访人员因出访任务需要，在出访国家内不同城市间往来（不含国际旅费飞机航班中转地）的，须事先在出国申报中明确列明出访路线，并报外事部门审批；未经批准，不得擅自在国外城市间往来。

8.出访人员报销相关补助时，须严格参照《华中科技大学因公出国（境）经费管理办法》（校财〔2021〕14号）中规定的标准执行。

常用国家和地区食宿费、伙食费、公杂费开支标准表

                                                                               单位：每人每天

三、3个月以上中长期因公出国的报销流程

（一）报账需提交的材料

1.教职工超过90天、赴港澳超过30天的须提供人事处批件（若前期借款时已提供，可提供复印件并备注借款凭证号）

2.护照复印件（含照片页及出入境日期页）

3.合规票据（含机票、交通费、签证费等相关费用票据）

4.各项费用对应支付记录或银行流水

5.邀请函、相关协议及对应翻译件等（翻译涉及费用相关条款）

（二）报账主要流程

登录财务网上综合服务平台，填报并打印《国际差旅费报销单》，经相关负责人签字审批后，将该报销单与上述所有报账资料一并提交至财务处办理报账手续。

（三）注意事项

1.出国（境）时间及行程须与批件保持一致，未经批准不得私自变更行程。

2.若护照无中国边检盖章，可支付宝“移民局”小程序查询并打印出入境记录。

3.国（境）外各项费用支付，建议优先采用刷卡或电子支付方式。

4.城市公共交通等费用若确需使用现金支付，还需提供《特殊原因使用现金结算审批单》（项目负责人签字）。

5.机票及行程单相关要求：

（1）通过国内航空公司官网、国内机票代理机构或旅行社购买的国际机票，需提供税务发票，并附带A4纸打印的行程单，或带有发票专用章的航空运输电子客票行程单。

（2）通过国外航空公司网站或其他境外平台购买的国际机票，需提供国外航空公司出具的电子行程单、对应支付记录或银行流水（需清晰显示支付金额）。

6.请参照《常用国家公派留学生人员奖学金标准（按月包干）》，确保费用报销符合相关标准。

补助参照常用国家公派留学生人员奖学金标准（按月包干）

                                                                              单位：外币元/人/月

说明：奖学金标准见财教〔2019〕6号《财政部 教育部关于调整国家公派留学人员奖学金和艰苦地区补贴标准的通知》，国家公派奖学金包含伙食费、住宿费、注册费、板凳费、交通费、电话费、书籍资料费、医疗保险费、交际费、一次性安置费、签证延长费、零用费、手续费和学术活动补助费等。

参考文件：

1.《华中科技大学因公临时出国（境）管理办法》（校党〔2019〕14号）

2.《华中科技大学因公出国（境）经费管理办法》（校财〔2021〕14号）

3.《华中科技大学因公长期出国管理办法》（校人〔2022〕32号）

4.《财政部教育部关于调整国家公派留学人员奖学金和艰苦地区补贴标准的通知》（财科教〔2019〕6号）