一、立项
1.收到会议费拨款和需收取会议费的，需凭相关部门文件或会议通知、立项申请在财务处收费科立项。不收取会议费的，无需立项。
二、借款
1．会议费需举办单位或归口职能部门审批。会议举办前应填制会议预算审批表，内容包括会议举办的主题、时间、使用经费来源、参加会议代表人数、会议中的各项开支内容及金额等。
2．凭审批后的会议预算审批表和会议通知办理会议借款手续（借款办理流程见财务处网站），原则上不办理现金借款。
三、报销
1．准备资料。会议费报销应提供：会议通知（包括会议议程）；经审批的会议费预算表；会议费报销明细单；参会人员签到表（如无法提供签到表，可提供有参会人员姓名、工作单位、联系方式等信息的名册）；会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料；如举办国际会议，还需提供教育部批准办会的文件。
2．经费审批。项目负责人及相关责任人签字审批，具体审批流程见《经费支出审批流程》
3．交财务处核算中心收单柜台。
以下事项由财务处处理：
4．审核人员按规定编制记账凭证。
5．复核人员复核凭证。
6．出纳人员付款。
注意事项：
1．所有会议费用必须是会议期间所发生的以及为准备会议提前支付的费用，不能以开会名义报销与会议无关的住宿费、招待费、旅游费等费用。发生费用应在会议预算范围内。
2．各单位在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据，填写会议费报销明细单，一次性办理报销手续，并冲销全部借款，不能分次、分段、分批进行核销。因会议产生的咨询费等劳务费用须附相关报销单，需在预算范围内，随会议费一同报销，但应在专家咨询费等相关项目中列支。
3．会议费实行综合定额控制，标准可以调剂使用，在综合定额标准以内据实报销。编制住宿费预算时不得将本地代表及工作人员纳入会议费综合定额控制计算范围。各类会议应按照定额控制标准执行，超支部分不予报销。
流程设计：核算中心 陈威
收费科 陈丹
联系电话：027-87557064转8100
处长邮箱：cwxx@hust.edu.cn
相关制度：
《华中科技大学会议费管理暂行办法》（校财〔2016〕11号）
