一、自行垫付版面费、会议注册费和会员费报销流程
（一）报账需提交的材料
1.论文版面费
（1）论文录用通知（文章录用邮件）
（2）发票（INVOICE）或收据（RECEIPT）
（3）支付记录或银行流水
（4）纵向科研项目报销版面费超2万元需学院学术委员会签字，5万元以上第三方代收版面费需签订合同，GF项目需提供涉密审查表
2.会议注册费和会员费
（1）邀请函、会员费缴费通知
（2）发票（INVOICE）或收据（RECEIPT）
（3）支付记录或银行流水
（二）报账主要流程
登录财务网上综合服务平台，填报并打印《日常报销单》，经相关负责人签字审批后，将该报销单与上述所有报账资料一并提交至财务处办理报账手续。
二、自行垫付境外购买的资料费、小型材料等报销流程
（一）报账需提交的材料
1.资料费
（1）发票（INVOICE）或收据（RECEIPT）
（2）支付记录或银行流水
注意事项：图书资料费单价超过1000元或批量超过2000元需建账。
2. 小型材料费
（1）发票（INVOICE）或收据（RECEIPT）
（2）华中科技大学材料验收单
（3）支付记录或银行流水
（二）报账主要流程
登录财务网上综合服务平台，填报并打印《日常报销单》，经相关负责人签字审批后，将该报销单与上述所有报账资料一并提交至财务处办理报账手续。
三、申请使用外汇额度，办理版面费、会议注册费或会员费等的汇款流程
（一）报账需提交的材料
1．申请汇论文版面费
（1）《用汇申请》（单位相关负责人签字盖学院章）
（2）论文录用通知（文章录用邮件）2份
（3）发票（INVOICE）或收据（RECEIPT）或收费标准2份
（4）《外汇额度报销单》（有发票或收据）或《借款单》（有收费标准）
有发票或收据填《外汇额度报销单》，人民币金额=外币金额*当天汇率+1000（或2000）
无发票或收据填《借款单》，人民币金额=外币金额*当天汇率+1000（或2000）
注：人民币金额>100000，+2000（汇率差异和手续费）
（5）纵向科研项目报销版面费超2万元需学院学术委员会签字，5万元以上第三方代收版面费需签订合同，GF项目需提供涉密审查表。
2．申请汇会议注册费和会员费
（1）《用汇申请》（单位相关负责人签字盖学院章）
（2）会议邀请函或会员缴费通知2份
（3）发票（INVOICE）或收据（RECEIPT）或收费标准2份
（4）《外汇额度报销单》（有发票或收据）或《借款单》（有收费标准）
有发票或收据填《外汇额度报销单》，人民币金额=外币金额*当天汇率+1000（或2000）
无发票或收据填《借款单》，人民币金额=外币金额*当天汇率+1000（或2000）
注：人民币金额>100000，+2000（汇率差异和手续费）
（二）报账主要流程
1、经办人持上述资料到财务处二楼32号外汇窗口填写一式四联境外汇款申请书。
2、经办人持发票/收据和日常报销单到财务处32号外汇窗口，办理外汇冲账手续。
（三）注意事项
银行经办人每周三前往中国银行湖北省分行办理相关业务，请合理安排时间。
四、境外转入款办理流程
（一）办理流程
1.经办人将我校中国银行湖北省分行账号信息告诉国外单位，要求国外单位汇款附言必须注明经办人电话，国外单位将款项打入我校账户。
2.款项到中国银行湖北省分行后，银行工作人员将报文发给财务处外汇审核人员。
3.经办人来财务处外汇窗口查询认领外汇到账，将以下材料传递给省分行（电话：027-85569749）
（1）涉外收入申报单加盖财务专用章和财务私章
（2）合同/协议、发票（如无发票需提供承诺何时提供发票）加盖财务专用章和财务私章（合同/协议盖章可首页尾页盖章+中间骑缝章）
（3）如收境外人民币还需提供跨境业务人民币结算收款说明，加盖印鉴和财务专用章
4.银行结汇后将单据提交32号外汇窗口，外汇审核人员记账后将往来对冲号告知经办人。
5.经办人到科研经费管理科等相关科室咨询或办理经费上账手续。
（二）注意事项
1.中行省分行账户信息
收款人：华中科技大学
BENFICIARY’S NAME: HUAZHONG UNIVERSITY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY
收款人地址：中国湖北省武汉市珞喻路1037号
BENFICIARY’S ADDRESS: NO.1037, LUOYU RD. WUHAN, HUBEI PROV, CHINA
收款人开户行：中国银行湖北省分行
BENFICIARY’S BANK： BANK OF CHINA HUBEI BRANCH
收款人账号：567757540679
ACCOUNT NUMBER：567757540679
SWIFT 代码：BKCHCNBJ600
SWIFT NO：BKCHCNBJ600
银行地址：湖北省武汉市江汉区新华路219号
BANK ADDRESS：NO. 219 XINHUA ROAD, JIANGHAN DISTRICT, WUHAN,HUBEI, CHINA.
2. 捐款请联系学校基金会，请勿汇入以上账户中。
