自行垫付版面费、会议注册费和会员费报销流程

一、准备好相关资料

1.外汇结算情况说明（需单位相关负责人签字并加盖公章）

2.论文录用通知（打印论文被录用通知邮件）

3.发票（INVOICE）或收据（RECEIPT）

4.付款凭证（信用卡对账单或银行电汇凭证）

5.汇率以下面三种选其一进行报账

（1）报账当日中国银行外汇牌价的现汇卖出价

（2）信用卡对账单还款日汇率

（3）信用卡支付日结算成人民币汇率

二、报账人通过财务平台完成日常报销网上提交、打印报账单，并经相关负责人签字后，连同上述资料送交财务处

自行垫付境外购买的资料费、小型材料等报销流程

一、准备好报销资料

1.外汇结算情况说明（需单位相关负责人签字并加盖公章）

2.发票（INVOICE）或收据（RECEIPT），如有购货清单或订货单等， 应尽量提供

3.付款凭证（信用卡对账单或银行电汇凭证）

4.汇率以下面三种选其一进行报账

（1）报账当日中国银行外汇牌价的现汇卖出价

（2）信用卡对账单还款日汇率

（3）信用卡支付日结算成人民币汇率

5.华中科技大学材料验收单（含中文名，在设备处网站下载）

二、报账人通过财务平台完成日常报销网上提交、打印报账单，并经相关负责人签字后，连同上述资料送交财务处

申请使用外汇额度，办理版面费、会议注册费或会员费等的汇款流程

情况一：已经取得发票或收据

一、准备资料

1.书面用汇申请（需单位相关负责人审批签字并加盖公章）

2.论文录用通知、会议注册通知、国外收款单位的银行账户信息（至少提供账号和名称）

3.发票或收据原件及复印件各一份

4.日常报销单，人民币金额=外币金额*当天汇率+1000或2000（汇率差异和手续费）

二、经办人持上述资料到二楼外汇窗口填写一式四联境外汇款申请书，将相关单据交到中国银行喻家山支行，或经办人自行到中国银行湖北省分行（地址：江汉区新华路219号）办理对外汇款手续，手续完成后即将汇款单据交回财务处二楼外汇窗口

情况二：未取得发票或收据

一、准备资料

1.书面用汇申请（财务处网站下载，需单位负责人审批签字并加盖公章）

2.论文录用通知、会议注册通知、国外收款单位的银行账户信息（至少提供账号和名称）

3.收费标准2份

4.借款单，人民币金额=外币金额*当天汇率+1000或2000（汇率差异和手续费）

二、经办人持上述资料到财务处二楼外汇窗口填写一式四联境外汇款申请书，将相关单据交到中国银行喻家山支行，或经办人自行到中国银行湖北省分行（地址：江汉区新华路219号）办理对外汇款手续，手续完成后即将银行汇款单据交回财务处外汇窗口

三、经办人持发票/收据和日常报销单到财务处外汇窗口，办理外汇冲账手续

注意事项：

银行经办人每周去中国银行湖北省分行

境外转入款办理流程

一、经办人将我校中国银行湖北省分行账号信息告诉国外单位，要求国外单位汇款附言必须注明经办人电话，国外单位将款项打入我校账户

二、款项到中国银行湖北省分行后，银行工作人员将报文发给财务处外汇审核人员

三、经办人来财务处外汇窗口查询认领外汇到账，将以下资料传真给省分行（电话：027-85569749）

1.科研合同或协议

2.如收人民币还需提供跨境人民币结转收款说明和境外收入申报单原件，加盖财务专用章和印鉴

四、银行结汇后将银行单据提交外汇窗口，外汇审核人员记账后将往来对冲号告知经办人

五、经办人到科研经费管理科等相关科室咨询或办理经费上账手续

注意事项：

1.中行省分行账户信息

收款人：华中科技大学

BENEFICIARY’S NAME: HUAZHONG UNIVERSITY OF SCIENCE &TECHNOLOGY

收款人地址：中国湖北省武汉市珞喻路1037号

BENEFICIARY’S ADDRESS: NO.1037, LUOYU RD. WUHAN, HUBEI PROV, CHINA

收款人开户行：中国银行湖北省分行

BENEFICIARY’S BANK： BANK OF CHINA HUBEI BRANCH

收款人账号：567757540679

ACCOUNT NUMBER：567757540679

SWIFT 代码：BKCHCNBJ600

SWIFT NO：BKCHCNBJ600

银行地址：湖北省武汉市江汉区新华路219号

BANK ADDRESS：NO. 219 XINHUA ROAD, JIANGHAN DISTRICT, WUHAN,HUBEI, CHINA.

2.捐款不汇入以上账户

流程设计：核算中心 陈昌宏

联系电话：027-87557064转8132