研究生境外旅费借款及报销流程
研究生境外差旅费报销参照《华中科技大学研究生出国（境）交流管理规定》（校研〔2019〕19号）《华中科技大学因公出国（境）经费管理办法》（校财〔2021〕14号），研究生出国审批流程见研究生院网站“研究生‘出国(境)申请‘办事流程”。
研究生境外旅费借款流程
一、借款资料
《华中科技大学研究生出国（境）申请表》（需研究生院审批盖章）。
二、主要流程
通过财务平台填写并打印借款单，经相关负责人审批签字后，连同上述资料投入财务自助投递机或送交财务处。
三、注意事项
1.短期出国借款到个人账户只能借住宿和补助，机票需对公转账或刷公务卡，机票对公转账需附电子行程单；
2.国库项目不允许借款；
3.批件的出国地址需与实际借款旅费地址相符。
研究生境外旅费报销流程
3个月以内研究生境外旅费的报销流程
一、报销资料
1.《华中科技大学研究生出国（境）申请表》（需研究生院审批盖章）；
2.护照复印件（照片页和出入境日期页）；
3.合规票据（机票发票或航空运输电子行程单、住宿费、交通费、签证等）及支付记录或银行流水；
4.邀请函、协议及翻译件（翻译涉及费用相关的条款）。
二、主要流程
报销人通过财务平台完成国际差旅费报销网上填报、打印报销单，并经相关负责人签字后，连同上述资料投入财务自助投递机或送交财务处。
三、注意事项
1.出国时间及行程须与批件保持一致，未经批准不得私自变更；
2.境外付款优先选择刷卡或使用电子支付；
3.城市公共交通及住宿费等若使用现金支付，还需提供《特殊原因使用现金结算审批单》（项目负责人签字）；
4.机票及行程单
（1）通过国内航空公司官方网站购买的国际机票，需提供税务发票并附行程单（A4纸打印）或航空运输电子客票行程单（有发票专用章）；
（2）通过国内机票代理机构或者旅行社购买的国际机票，需提供税务发票并附A4纸打印的行程单或航空运输电子客票行程单（有发票专用章）；
（3）通过国外航空公司网站或者其他网站购买的国际机票，需要提供国外航空公司电子行程单、支付记录或银行流水（含金额）。
5.国家和地区食宿费、伙食费、公杂费开支标准见《华中科技大学因公出国（境）经费管理办法》（校财〔2021〕14号）。
3个月以上研究生境外旅费的报销流程
一、报销资料
1.《华中科技大学研究生出国（境）申请表》（需研究生院审批盖章）；
2.护照复印件（照片页和出入境日期页）；
3.合规票据（机票发票或航空运输电子行程单、交通费、签证等）及支付记录或银行流水；
4.邀请函、协议及翻译件（翻译涉及费用相关的条款）。
二、主要流程
报销人通过财务平台完成国际差旅费报销网上提交、打印报销单，并经相关负责人签字后，连同上述资料投入财务自助投递机或送交财务处。
三、注意事项
1.出国时间及行程须与批件保持一致，未经批准不得私自变更；
2.境外付款优先选择刷卡或使用电子支付；
3.城市公共交通等若使用现金支付，还需提供《特殊原因使用现金结算审批单》（项目负责人签字）；
4.机票及行程单
（1）通过国内航空公司官方网站购买的国际机票，需提供税务发票并附A4纸打印的行程单或航空运输电子客票行程单（有发票专用章）；
（2）通过国内机票代理机构或者旅行社购买的国际机票，需提供税务发票并附A4纸打印的行程单或航空运输电子客票行程单（有发票专用章）；
（3）通过国外航空公司网站或者其他网站购买的国际机票，需要提供国外航空公司电子行程单、支付记录或银行流水（含金额）。
本科生境外旅费报销流程
本科生境外差旅费报销按照《华中科技大学本科生出国（境）交流资助实施办法》（本科生院〔2024〕8号）规定执行。
一、报销资料
1.在本科生出国（境）交流管理服务平台中打印《华中科技大学在校本科生出国（境）交流返校申请表》，学院分管院长签字或签字章，并加盖院系公章或教务章；
2.护照复印件（照片页和出入境日期页）；
3.合规票据（机票发票或航空运输电子行程单、住宿费、交通费、学费、项目费、签证等）及支付记录或银行流水；
4.邀请函、协议及翻译件（需翻译涉及费用相关的条款）。
二、主要流程
报销人填写《华中科技大学国际旅费报销单》（见附件），通过财务平台完成日常报销（费用类别选择“其他费用-其他商品和服务支出—其他”，用途必须注明“本科生出国交流”），完成网上提交、打印报销单，并经相关负责人签字后，连同上述资料投入财务自助投递机或送交财务处。
三、注意事项
1.出国时间及行程须与批件保持一致，未经批准不得私自变更；
2.境外付款优先选择刷卡或使用电子支付；
3.城市公共交通及住宿费等若使用现金支付，还需提供《特殊原因使用现金结算审批单》（项目负责人签字）；
4.本科生出国境交流不发放伙食及公杂补贴，按票面金额在资助额度内实报实销。
参考文件：
1.《华中科技大学研究生出国（境）交流管理规定》（校研〔2019〕19号）
2.《华中科技大学本科生出国（境）交流资助实施办法》（本科生院〔2024〕8号）
3.《华中科技大学因公出国（境）经费管理办法》（校财〔2021〕14号）
4.《财政部教育部关于调整国家公派留学人员奖学金和艰苦地区补贴标准的通知》（财科教〔2019〕6号）
